A preparação protocolar de um evento exige naturalmente um trabalho prévio com diferentes equipas componentes do evento.
O protocolo, num evento não existe apenas na definição de precedências de intervenções ou de lugares, mas sim em todo no conjunto de todo o evento.
Por isso o protocolo deve ter em conta aspectos como:
Gráfico/Visual - Todos os elementos gráficos e visuais de um evento, estão normalmente repletos de logótipos, de símbolos, de bandeiras, de sinalética variada, em línguas diferentes e é importante antes da produção de todo este material, ter em conta que tudo está correcto e evitar gafes tão habituais, como logótipos antigos, símbolos com falhas e traduções com erros.
Ainda recentemente o Primeiro-ministro Passo coelho foi recebido numa cerimónia no México, na qual aparecia uma bandeira de Portugal com vários defeitos. Segundo um especialista em heráldica, verificou-se os seguintes erros. “Se repararmos bem, a esfera armilar assenta numa superfície branca - o que não acontece na versão oficial -, os castelos interiores não se apresentam nesta posição, as torres não estão voltadas para o centro do escudo, deveriam sofrer uma rotação de 90º e depois há a questão dos escudos que são demasiado pequenos. Tudo me leva a crer que foi fabricada para desenrascar. Para evitar os recortes usaram a superfície branca e a esfera armilar está mal feita",
Catering - Muitos eventos, têm ou banquetes, ou refeições informais ou até mesmo serviço de catering para imprensa. É óbvio que é difícil agradar a todos, mas um evento, mesmo que não tenha carácter internacional, deve ter sempre disponíveis diferentes opções de catering, sendo que a opção vegetariana deverá ser quase uma obrigação. No entanto é importante ter
outras opções ou então quando for possível, verificar previamente junto dos convidados que restrições alimentares, sejam elas por motivos de saúde ou de religião, poderão existir.
Ofertas - Sempre que se fala de ofertas, assinalam-se habitualmente algumas das preocupações a ter em conta, para que a oferta de algo seja um momento agradável, um momento de cortesia e não um momento de mau estar. É sempre importante quando são clientes habituais, saber quais os presentes oferecidos nos anos anteriores, ter em conta questões culturais, como religião, por exemplo e ter também muitas vezes em consideração que um determinado presente poderá não ser compatível com a viagem que esse nosso cliente irá efectuar, tendo de transportar o presente.
Clima/Dress code - Muitas vezes, é habitual que muitos eventos tenham momentos em que é solicitado aos participantes um determinado dresscode, nomeadamente quando são eventos com duração de mais de um dia.
A definição de um dress code deve ser feita em função do acontecimento em si, mas também das condições climatéricas previstas para esse momento.
Se tivermos a falar de um evento com vários convidados internacionais, é importante perceber que muitas vezes os seus próprios valores culturas é que definem o dress code, para um determinado momento, mas que por exemplo pode não ser compatível com um clima muito frio, por exemplo.
Ao falarmos de protocolo num evento, devemos ter em conta muitos pormenores, muitos detalhes e trabalhar em parceria com todas as vertentes de organização do evento, o que irá ser determinante para o sucesso final.
Miguel Macedo
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